Cyfrowe systemy do ocen okresowych mogą zaoszczędzić firmom średniej wielkości do 74% czasu poświęcanego na procesy oceny pracowniczej, przy jednoczesnym zwiększeniu zaangażowania pracowników o 270% oraz satysfakcji managerów o 68%. Dla firmy zatrudniającej 150 osób oznacza to oszczędności rzędu nawet 1500 godzin pracy rocznie, co przekłada się na wartość około 96 000 zł.
Prowadzenie ocen okresowych online to wykorzystanie dedykowanych systemów HR do digitalizacji i automatyzacji procesów oceny pracowniczej. Zamiast tradycyjnych arkuszy papierowych lub dokumentów przesyłanych mailem, organizacje wdrażają specjalistyczne platformy SaaS, które kompleksowo obsługują cały cykl oceny – od planowania, przez przeprowadzenie, aż po raportowanie wyników.
Według badań menedżer średniego szczebla potrzebuje od jednego do dwóch tygodni na przeprowadzenie procesu oceny okresowej jednego pracownika. Systemy online radykalnie skracają ten czas dzięki automatyzacji kluczowych procesów.
Systemy HR w formie SaaS umożliwiają prowadzenie różnych typów ocen – od klasycznej oceny 360 online po bardziej fokusowe oceny 180 czy 270 stopni. Kluczową zaletą jest możliwość dostosowania procesu do specyfiki organizacji bez konieczności inwestowania w kosztowne rozwiązania on-premise.
Możliwości i funkcje systemów ocen okresowych
Nowoczesne systemy do ocen okresowych, takie jak tomHRM, oferują szeroki zakres funkcjonalności, które znacząco usprawniają cały proces:
Zarządzanie kompetencjami
Systemy pozwalają na wprowadzenie własnego katalogu kompetencji organizacyjnych lub skorzystanie z gotowej bazy. Można tworzyć profile kompetencyjne dla różnych stanowisk i badać dopasowanie pracowników do ról. Kompetencje są opisywane przez konkretne zachowania, co umożliwia obiektywną ocenę.
Projektowanie arkuszy ocen
Platformy oferują elastyczne narzędzia do tworzenia formularzy oceny z wykorzystaniem skal liczbowych i opisowych. Systemy automatycznie generują matryce kompetencji lub pozwalają na samodzielny wybór ocenianych elementów, zapewniając jasne i intuicyjne formularze do wypełniania.
Automatyzacja procesu
Kluczową korzyścią jest automatyzacja doboru osób do badania według zadanych kryteriów. System automatycznie wysyła arkusze do właściwych osób w oparciu o strukturę organizacyjną, monitoruje przebieg ocen i wysyła przypomnienia. Systemy potrafią przeliczać wyniki w czasie rzeczywistym i tworzyć graficzne profile kompetencji.
Różnorodność typów ocen
Platformy obsługują wszystkie popularne metodologie – oceny 360°, 270°, 180°, 90° oraz klasyczne performance review. Można prowadzić oceny roczne, półroczne, kwartalne lub w dowolnych innych okresach, wykorzystując różne role w organizacji.
Raportowanie i analityka
Systemy publikują wyniki w czasie rzeczywistym, umożliwiają eksport danych do XLS i automatycznie aktualizują profile pracowników o wyniki oceny. Oferują analizę luk kompetencyjnych, wspomagają planowanie sukcesji i diagnozują mocne oraz słabe strony zespołów.
Oszczędności czasu i kosztów – dane z badań
Badania przeprowadzone wśród organizacji korzystających z cyfrowych systemów ocen okresowych pokazują znaczące oszczędności:
Oszczędności czasowe
74% pracowników korzystających z automatyzacji deklaruje, że pomaga im to pracować szybciej. W kontekście ocen okresowych oznacza to:
- 35% skrócenie czasu wypełniania arkuszy ocen dla pracowników,
- 68% wzrost satysfakcji managerów z procesu oceny,
- 2,7x wyższe zaangażowanie pracowników w proces.
Badania pokazują również, że menedżerowie spędzają średnio 210 godzin rocznie na zarządzanie procesami oceny pracowniczej, podczas gdy pracownicy poświęcają na to 40 godzin. Automatyzacja może zredukować ten czas nawet o połowę.
Oszczędności finansowe
Według Gallup, tradycyjne procesy oceny okresowej mogą kosztować duże organizacje między 2,4 a 30 milionów dolarów na każde 10 000 pracowników. Koszty te wynikają nie tylko z bezpośrednich wydatków na proces, ale przede wszystkim z czasu pracy HR i menedżerów.
Dla średniej polskiej firmy zatrudniającej 150 pracowników, oszczędności mogą wynieść:
- 1500 godzin pracy rocznie dla 150 osobowej firmy przy zastosowaniu automatyzacji.
- Około 80 000 zł w przeliczeniu na wartość roboczogodziny.
- 40% redukcji błędów administracyjnych.
Eliminacja błędów
Cyfrowe systemy zapewniają lepsze dokumentowanie feedbacku i eliminują problem ręcznego kompletowania danych, który jest charakterystyczny dla systemów papierowych. Dzięki temu menedżerowie mogą skupić się na jakości oceny zamiast na administracji.
Praktyczne wskazówki dla HR Business Partnerów
Aby zmaksymalizować ROI z inwestycji w system ocen okresowych:
- Zaangażuj wszystkich zainteresowanych (HR i menedżerów) w proces wyboru i wdrożenia systemu
- Rozpocznij od dokładnej analizy obecnych procesów i kosztów
- Ustaw mierzalne cele dla nowego systemu
- Zapewnij odpowiednie szkolenia dla użytkowników
- Monitoruj wskaźniki efektywności przed i po wdrożeniu
Kluczowe wskazówki: Nie wszystkie oszczędności są natychmiast widoczne. Pełne korzyści z automatyzacji ocen okresowych ujawniają się zazwyczaj po 2-3 cyklach oceny, gdy procesy zostaną w pełni zoptymalizowane, a użytkownicy przyzwyczają się do nowego systemu.
Materiał sponsorowany.
